Dokumente generieren durch smartes Textbaustein-Prinzip

Dokumente generieren durch smartes Textbaustein-Prinzip

Effizienz wird in jeder Branche großgeschrieben. Entsprechend ärgerlich, wenn während der Arbeit Dokumente nicht direkt zur Hand sind. Oder Sie sie erst noch mühsam an die momentane Lage anpassen müssen. Erstellen Sie stattdessen überall und jederzeit fehlerfreie Dokumente für Ihr Unternehmen, durch die smarte Dokumentenautomation des Dokumentengenerators.

Komfortabel Dokumente erzeugen

Durch dynamische Formulare

Dokumentenautomation auf Textbaustein-Basis

Der größte Teil der täglichen Schreibarbeit ist standardisiert, denn Briefe und Verträge bauen auf immer gleichen Textbausteinen auf. Hier setzt die Automation von Dokumenten an: Mit Textbausteinmanagern generieren Sie Dokumente automatisch, indem Sie mehrere Bausteine auswählen und zusammenfügen.

Es passieren aber schnell folgenschwere Fehler, wenn Sie nicht jeden Textbaustein in all seinen Varianten auswendig kennen. Und das noch bevor Sie die Details der eigentlichen Situation ergänzen konnten. Der Dokumentengenerator geht daher einen Schritt weiter und hilft Ihnen dynamische Vertragsassistenten zu erstellen. Dem Endanwender wird die umständliche Arbeit mit den Textbausteinen abgenommen und es werden trotzdem druckfertige, individualisierte Dokumente automatisch generiert.

Das Erstellen von Dokumenten wird zum Frage-Antwort-Spiel. Die Formulare erfragen nicht nur alle relevanten Daten für das Dokument, sondern die Textbausteine sind dialog-gesteuert. Entlang der Antworten ergänzt oder tilgt der Generator die Bausteine an der richtigen Stelle des Dokuments.

Dokumentenautomation auf Textbaustein-Basis

Der größte Teil der täglichen Schreibarbeit ist standardisiert, denn Briefe und Verträge bauen auf immer gleichen Textbausteinen auf. Hier setzt die Automation von Dokumenten an: Mit Textbausteinmanagern generieren Sie Dokumente automatisch, indem Sie mehrere Bausteine auswählen und zusammenfügen.

Es passieren aber schnell folgenschwere Fehler, wenn Sie nicht jeden Textbaustein in all seinen Varianten auswendig kennen. Und das noch bevor Sie die Details der eigentlichen Situation ergänzen konnten. Der Dokumentengenerator geht daher einen Schritt weiter und hilft Ihnen dynamische Vertragsassistenten zu erstellen. Dem Endanwender wird die umständliche Arbeit mit den Textbausteinen abgenommen und es werden trotzdem druckfertige, individualisierte Dokumente automatisch generiert.

Das Erstellen von Dokumenten wird zum Frage-Antwort-Spiel. Die Formulare erfragen nicht nur alle relevanten Daten für das Dokument, sondern die Textbausteine sind dialog-gesteuert. Entlang der Antworten ergänzt oder tilgt der Generator die Bausteine an der richtigen Stelle des Dokuments.

Einfache Anwendung für Unternehmen

Um die dynamischen Formulare für Ihren Betrieb zu nutzen, müssen Sie nicht von Null anfangen: Die Formulare bauen auf Ihren bestehenden Vorlagen und Mustern auf. Denn Ihre Dokumente sind Grundgerüste, die Sie mit wenig Aufwand zu flexiblen Textstrukturen umarbeiten. Mit dem Dokumentengenerator erstellen Sie dabei einen individuellen (Ab)Fragekatalog, ohne dass Sie eine Programmiersprache lernen müssen.

Beliebte Features des Dokumentengenerators

  • kinderleichtes Anwendungssystem
  • alternative Textteile
  • optionale Textbausteine
  • Platzhalter mit individuellem Abfragekatalog
  • gewohnte Formatierung hinterlegen

…und Endanwender

Um die Abfrage für den Endanwender zu erleichtern oder individuelle Bedürfnisse des Dokuments zu berücksichtigen, können Sie zwischen verschiedenen benutzerfreundlichen Bedienelementen wählen. Mit nützlichen Informationstexten können Sie nicht nur das gewünschte Eingabeformat präzise angeben, sondern auch Tipps zum Sammeln der Daten bereitstellen.

Unsere benutzerfreundlichen Bedienelemente:

  • einfach Auswahl
  • Multiple Choice
  • einfache Textfeldeingabe
  • Abfrage von Variablen
  • ausführliche Eingabe von Texten

Der Dokumentengenerator

Automation Ihrer alltäglichen Dokumente

Der Dokumenten- generator

Automation Ihrer alltäglichen Dokumente

Automation Ihrer alltäglichen Dokumente

Der Dokumentengenerator im Back Office

Sie wollen Routineaufgaben erheblich beschleunigen und nicht auf maßgeschneiderte Dokumente verzichten? Mit den dynamischen Formularen erstellen Sie situationsgerechte Dokumente, egal ob hoch standardisiert oder für den regelmäßigen Schriftverkehr.

Der Vorteil? Sie sparen nicht nur Zeit durch reduzierten Mehraufwand bei Korrektur und Entwurf. Und für jede Routine-Situation erstellen Sie einen eigenen virtuellen Assistent: Durch eigene dynamische Formulare bilden Sie Standard-Situationen vollständig ab.

Wie hilft ein Dokumentenassistent? Mit den Fragen können Sie etwa telefonische Anfragen von Kunden oder Patienten für Ihre Mitarbeiter und Kollegen vorstrukturieren. Der Assistent dient als Leitfaden für die Gespräche und aus den Antworten entstehen ohne Zwischenschritt automatisch punktgenaue Briefings.

Dokumente wie Verträge und Berichte sind die offensichtlichsten Kandidaten für die Automatisierung. Sie haben hohe formale Standards und ihre möglichen Versionen sind im Geschäftsalltag bestens bekannt. Aber auch von Tageskonditionen und Geschäftspartner abhängige Dokumente, wie Briefe und Angebote, können durch die flexible Steuerung der Textbausteine effizient genau dann erstellt werden, wenn sie gerade gebraucht werden.

hochstandardisierte Dokumenteregelmäßiger Schriftverkehrwiederkehrende Situationen
ZeugnisseAngeboteProtokolle
VerträgeGehaltsabrechnungenBriefings
UrkundenEinladungenInformationsmaterial

Automation Ihrer alltäglichen Dokumente

Der Dokumentengenerator im Back Office

Sie wollen Routineaufgaben erheblich beschleunigen und nicht auf maßgeschneiderte Dokumente verzichten? Mit den dynamischen Formularen erstellen Sie situationsgerechte Dokumente, egal ob hoch standardisiert oder für den regelmäßigen Schriftverkehr.

Der Vorteil? Sie sparen nicht nur Zeit durch reduzierten Mehraufwand bei Korrektur und Entwurf. Und für jede Routine-Situation erstellen Sie einen eigenen virtuellen Assistent: Durch eigene dynamische Formulare bilden Sie Standard-Situationen vollständig ab.

Wie hilft ein Dokumentenassistent? Mit den Fragen können Sie etwa telefonische Anfragen von Kunden oder Patienten für Ihre Mitarbeiter und Kollegen vorstrukturieren. Der Assistent dient als Leitfaden für die Gespräche und aus den Antworten entstehen ohne Zwischenschritt automatisch punktgenaue Briefings.

Dokumente wie Verträge und Berichte sind die offensichtlichsten Kandidaten für die Automatisierung. Sie haben hohe formale Standards und ihre möglichen Versionen sind im Geschäftsalltag bestens bekannt. Aber auch von Tageskonditionen und Geschäftspartner abhängige Dokumente, wie Briefe und Angebote, können durch die flexible Steuerung der Textbausteine effizient genau dann erstellt werden, wenn sie gerade gebraucht werden.

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten

Als Webservice bietet Ihnen der Dokumentengenerator gleich dreifachen Vorteil!

Device-unabhängig

Die Zeit drängt und Sie würden am liebsten alles auf einmal machen? Kein Problem. Arbeiten Sie gleichzeitig an Laptop, Smartphone und Tablet. Oder öffnen Sie mehrere Dokumente in verschiedenen Tabs Ihres bevorzugten Geräts. Und wenn Sie doch mehr Zeit haben: Mit dem Vorlagenspeichern können Sie auch später weitermachen, ohne von vorne anfangen zu müssen.

Location-unabhängig

Ob Büro, Wohnungsabnahme, Geschäftsessen oder Hausbesuch: Erstellen Sie Dokumente genau da, wo Sie gebraucht werden. Auch wenn wir gerne von druckfertig sprechen, können Sie die erstellten PDFs natürlich auch direkt per Mail versenden oder sofort zur E-Akte legen.

Einfache Integration

Mit dem Dokumentengenerator versäumen Sie nie wieder Fristen aufgrund von technischen Problemen oder verspäteten IT-Experten: Als Webservice wird der Generator nicht umständlich in eine technische Umgebung, sondern in Ihren Arbeitsalltag integriert.

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten

Als Webservice bietet Ihnen der Dokumentengenerator gleich dreifachen Vorteil!

Device-unabhängig

Die Zeit drängt und Sie würden am liebsten alles auf einmal machen? Kein Problem. Arbeiten Sie gleichzeitig an Laptop, Smartphone und Tablet. Oder öffnen Sie mehrere Dokumente in verschiedenen Tabs Ihres bevorzugten Geräts. Und wenn Sie doch mehr Zeit haben: Mit dem Vorlagenspeichern können Sie auch später weitermachen, ohne von vorne anfangen zu müssen.

Location-unabhängig

Ob Büro, Wohnungsabnahme, Geschäftsessen oder Hausbesuch: Erstellen Sie Dokumente genau da, wo Sie gebraucht werden. Auch wenn wir gerne von druckfertig sprechen, können Sie die erstellten PDFs natürlich auch direkt per Mail versenden oder sofort zur E-Akte legen.

Einfache Integration

Mit dem Dokumentengenerator versäumen Sie nie wieder Fristen aufgrund von technischen Problemen oder verspäteten IT-Experten: Als Webservice wird der Generator nicht umständlich in eine technische Umgebung, sondern in Ihren Arbeitsalltag integriert.

Zentrale für Ihre Dokumente

Einheitliches Corporate Design mit hohem Content Standard

Durch die zentrale Verwaltung legen Sie das Dokument nur einmal an, es kann aber gleichzeitig von mehreren Nutzern erzeugt werden. Dadurch erledigen Sie auch Änderungen an Dokumentenvorlagen auf dem kürzesten Dienstweg. Ändern sich etwa gesetzliche Vorgaben oder Geschäftskonditionen, dann aktualisieren Sie einfach die Vorlage. Die Änderungen sind sofort einheitlich für alle Nutzer wirksam.

So ersetzen Sie auch gleich die Vorlagen-Anarchie durch ein einheitliches Corporate Design und einen gleichbleibend hohen Content Standard. Und wenn es doch etwas flexibler sein soll: Und wenn es doch etwas flexibler sein soll, nutzen Sie die Möglichkeiten der Content Control und entscheiden Sie je nach Dokument, was eingegeben werden darf. Soll es eine sicher limitierte Eingabe sein? Oder dürfen erfahrene Mitarbeiter ganze Textpassagen spontan abwandeln?

Zentrale für Ihre Dokumente

Einheitliches Corporate Design mit hohem Content Standard

Durch die zentrale Verwaltung legen Sie das Dokument nur einmal an, es kann aber gleichzeitig von mehreren Nutzern erzeugt werden. Dadurch erledigen Sie auch Änderungen an Dokumentenvorlagen auf dem kürzesten Dienstweg. Ändern sich etwa gesetzliche Vorgaben oder Geschäftskonditionen, dann aktualisieren Sie einfach die Vorlage. Die Änderungen sind sofort einheitlich für alle Nutzer wirksam.

So ersetzen Sie auch gleich die Vorlagen-Anarchie durch ein einheitliches Corporate Design und einen gleichbleibend hohen Content Standard. Und wenn es doch etwas flexibler sein soll: Und wenn es doch etwas flexibler sein soll, nutzen Sie die Möglichkeiten der Content Control und entscheiden Sie je nach Dokument, was eingegeben werden darf. Soll es eine sicher limitierte Eingabe sein? Oder dürfen erfahrene Mitarbeiter ganze Textpassagen spontan abwandeln?

Flexible Einsatzmöglichkeiten

Nutzen Sie die Möglichkeiten des Dokumentengenerator speziell für Ihr Unternehmen

Ob Kundenbindung oder Umsatzbringer: Der Dokumentengenerator bietet flexible Einsatzmöglichkeiten.

  • Nutzen Sie die Möglichkeiten zur effizienten Dokumentenerstellung, um direkt im Büro individuelle Informationskarten für Kunden zu gestalten.
  • Oder Sie erlauben Kunden vorab Informationen per Online-Formular zu übermitteln, die druckfertige Akteneinträge ergeben und sich ohne Zwischenschritt abheften lassen.
  • Oder wechseln Sie den Fokus und helfen Sie per Hausbesuch beim Erstellen komplexer Dokumente aus dem Fachbereich Ihres Unternehmens.
  • Natürlich können Sie mit Ihren Assistenten auch ihre Webpräsenz effektiv erweitern. Binden Sie von Ihnen erstellte Dokumentenvorlagen als kostenlosen oder kostenpflichtigen Service in Ihrem Webshop ein und profitieren Sie von zusätzlichen Traffic und einer hohen Kundenbindung.

Flexible Einsatz-
möglichkeiten

Nutzen Sie die Möglichkeiten des Dokumentengenerator speziell für Ihr Unternehmen

Ob Kundenbindung oder Umsatzbringer: Der Dokumentengenerator bietet flexible Einsatzmöglichkeiten.

  • Nutzen Sie die Möglichkeiten zur effizienten Dokumentenerstellung, um direkt im Büro individuelle Informationskarten für Kunden zu gestalten.
  • Oder Sie erlauben Kunden vorab Informationen per Online-Formular zu übermitteln, die druckfertige Akteneinträge ergeben und sich ohne Zwischenschritt abheften lassen.
  • Oder wechseln Sie den Fokus und helfen Sie per Hausbesuch beim Erstellen komplexer Dokumente aus dem Fachbereich Ihres Unternehmens.
  • Natürlich können Sie mit Ihren Assistenten auch ihre Webpräsenz effektiv erweitern. Binden Sie von Ihnen erstellte Dokumentenvorlagen als kostenlosen oder kostenpflichtigen Service in Ihrem Webshop ein und profitieren Sie von zusätzlichen Traffic und einer hohen Kundenbindung.

Effizientes Wissensmanagement

Nutzen Sie das Potenzial aller Abteilungen und Mitarbeiter

Reizen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter und Experten voll aus und vereinen Sie verschiedenste Kompetenzen in einem Dokument: Werden Dokumentenvorlagen nach den diversen Standards aus etwa Sekretariat, Expertenbüro und von Sachbearbeitern gemeinsam erstellt, profitiert der Nutzer gleichzeitig vom gebündelten Wissen aller Abteilungen. Das mehrfache Bestätigen jeder Abteilung entfällt: Einmal erstellt, sind Dokumente sofort einsatzbereit.

Dabei optimiert das Kompetenz-Pooling nicht nur Ihren Workflow, sondern hilft auch Wissensbestände zielgerecht einzusetzen. Über Informationstexte kann Fachwissen punktgenau platziert werden. Die Infotexte dienen dann als Gedächtnisstütze oder als Hilfe für Mitarbeiter, deren Expertise anders gelagert oder (noch) nicht vorhanden ist.

Effizientes Wissens-
management

Nutzen Sie das Potenzial aller Abteilungen und Mitarbeiter

Reizen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter und Experten voll aus und vereinen Sie verschiedenste Kompetenzen in einem Dokument: Werden Dokumentenvorlagen nach den diversen Standards aus etwa Sekretariat, Expertenbüro und von Sachbearbeitern gemeinsam erstellt, profitiert der Nutzer gleichzeitig vom gebündelten Wissen aller Abteilungen. Das mehrfache Bestätigen jeder Abteilung entfällt: Einmal erstellt, sind Dokumente sofort einsatzbereit.

Dabei optimiert das Kompetenz-Pooling nicht nur Ihren Workflow, sondern hilft auch Wissensbestände zielgerecht einzusetzen. Über Informationstexte kann Fachwissen punktgenau platziert werden. Die Infotexte dienen dann als Gedächtnisstütze oder als Hilfe für Mitarbeiter, deren Expertise anders gelagert oder (noch) nicht vorhanden ist.

Nutzen Sie den Dokumentengenerator auch für Ihr Unternehmen oder Gewerbe

Beispielsweise

Nutzen Sie den Dokumentengenerator auch für Ihr Unternehmen oder Gewerbe

Beispielsweise

Im Gesundheitswesen

In jeder Praxis oder Pflegeeinrichtung werden tagtägliche eine Menge Daten verwaltet: Von Pflegedokumentation, über Informationsmaterial, bis zu den Mitarbeiterverträgen. Der Dokumentengenerator hilft Ihnen diese Dokumente schnell, sicher und effizient zu erzeugen. Lassen Sie beispielsweise gesundheitsrelevante Daten von Patienten selbstständig und bequem im eigenen Zuhause messen und per Online-Formular sicher und aktenfertig übersenden. Alternativ gestalten Sie regelmäßig wiederkehrende Gespräche wie Patientenaufnahme und Informationsanfragen durch Formular-Leitfäden, sodass selbst unerfahrene Mitarbeiter effizient und fehlerfrei punktgenaue Briefings erstellen können.

  • Aktenfertige Patientenberichte
  • Patienten-Briefings
  • Pflegedokumentation
  • Individuelles Informationsmaterial
  • Gesprächsleitfäden, bspw. zur Patientenaufnahme
  • Bestellungen
  • Wiederkehrender Schriftverkehr mit Krankenkassen
  • Und vieles mehr

Für die Immobilienvermietung

  • Übergabe-/Schadensprotokoll
  • Flexible und genormte Mietverträge
  • Individuelle Zusatzvereinbarungen
  • Einheitliche Abrechnung
  • Automatisierter Schriftverkehr
  • Gesprächsleitfäden zur Mieterbetreuung
  • Und vieles mehr

Ob Übergabeprotokoll oder Protokoll der Wohnungsbegehung, Mietvertrag, Zusatzvereinbarung oder Hausordnung: Mit dem Dokumentengenerator erstellen Sie einheitlich alle Arten von anfallenden Dokumenten direkt vor Ort. Gestalten Sie den Kontakt zu Mietern einheitlich, effizient und nachweisbar: durch automatisierten, aber situationsflexiblen Schriftverkehr.

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In Versicherungs- und Finanzwesen

Ob maßgeschneidertes Angebot mit nur wenigen Klicks oder Kundenbindung per Self-Service: Mit dem Dokumentengenerator begeistern Sie Kunden durch individuelle Betreuung. Internetaffinen Kunden eröffnen Sie durch Remote-Service neue und transparente Kommunikationswege, während Mitarbeiter traditionelle Anfragen schnell und effizient durch dynamische Formulare bearbeiten können. Selbstverständlich hilft der Generator auch bei den eigenen Büroarbeiten: Von Antrag bis Rechnung können alle anfallenden Dokumente fehlerfrei generiert und bearbeitet werden.

  • Individuelle Angebote
  • Anlage-Vorschlag
  • Versicherungspolice
  • Be- und Auswertungen von Objekten
  • Risikobewertung
  • Kapital- und Finanzberichte
  • Rechnung und Mahnung
  • Und vieles mehr

Für klein- und mittelständische Unternehmen

  • Mitarbeiterverträge
  • Individuelle Angebote
  • Rechnung und Bestellung
  • Projektberichte
  • Kostenvoranschlag
  • Serien- und Rundbriefe
  • Und vieles mehr

Gerade die Verwaltung von Mitarbeitern oder Anliegen von Kunden erzeugt eine lange Liste von Schreibarbeiten. Erstellen Sie regelmäßige Mitarbeiterverträge oder Reisekostenanträge einfach automatisch und nutzen Sie die freigewordene Zeit um sich voll und ganz auf Produktion und Kundenbetreuung zu konzentrieren. Dabei generieren Sie mit dem Dokumentengenerator automatisch viele wiederkehrende Arbeiten, wie individuelle Angebote, Rechnungen oder Bestandsaufnahmen. Und das ganz ohne Programmierkenntnisse.

Sie möchten Details zu den Einsatzmöglichkeiten des Dokumentengenerators in Ihrem Unternehmen erfahren?

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!