Arbeitszeugnis Generator

Synonym oder eigene Zeugnisart?

Um über die Leistungsbeurteilung zu sprechen, werden viele Namen benutzt: Beschäftigungszeugnis, Firmenzeugnis oder Beurteilungsschreiben. Bei all diesen Formen handelt es sich um Nachweise über ein Arbeitsverhältnis. Dabei wird die Art und Dauer der Anstellung aufgezeigt, aber auch arbeitsrelevante Erfahrungen, Fähigkeiten und Kompetenzen. Arbeitszeugnisse sind vom Arbeitgeber erstellte Urkunden und dienen bei einem Bewerbungsprozess als Anhaltspunkt über die Eignung eines Bewerbers.

Bis auf wenige Ausnahmen müssen Mitarbeiter die Zeugnisse anfordern, wobei in der Anfrage klar werden muss, welche Art von Zeugnis benötigt wird. Wann Sie aber welche Zeugnisse ausstellen sollten, hängt von verschiedenen Aspekten ab:

• vom Zeitpunkt oder Datum, wann das Zeugnis ausgestellt wird
• dem Grund
• dem erbetenen Inhalt
• dem Angestelltenverhältnis

Grundlegende Unterscheidung: die Inhalte

Der Inhalt einfacher Arbeitszeugnisse hat folgendes Muster:

• Angaben von Personaldaten
• Dauer und Art der Anstellung
• Detaillierte Beschreibung der Tätigkeits- und Aufgabenbereiche

Einfache Zeugnisse machen keine Angaben zur Leistung und sind daher wertneutral. Sie belegen aber nachvollziehbar die Erfahrung des Arbeitnehmers, da der Aufgabenbereich detailliert beschrieben wird.

Das qualifizierte Zeugnis ist eine Erweiterung des einfachen Zeugnisses. Es bewertet auch die Leistung des Angestellten sowie dessen Verhalten und Führung während der Anstellungsdauer. Zukünftigen Arbeitgebern wird also neben fachlichen Fähigkeiten aufgezeigt, welche anderen relevanten Soft-Skills der Bewerber hat, etwa Teamfähigkeit oder Initiative.

Gesetzlicher Anspruch auf das Erstellen von Zeugnissen

Jeder Angestellte (§ 109 GeWo), Dienstleister (§ 630 BGB) und Auszubildende (§ 109 BBiG) hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: Zum Ende eines Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Pflicht auf Anfrage ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Unabhängig davon, warum die Anstellung endet. Das heißt, es gibt einen automatischen Anspruch bei Kündigung auf ein einfaches Zeugnis, das jedoch auf Anfrage zu einem qualifizierten Zeugnis erweitert werden muss. Die Wahl der Zeugnisart liegt also beim Arbeitnehmer, ohne direkte Anfrage muss der Arbeitgeber jedoch kein Zeugnis erstellen.

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist nicht gesetzlich verankert, ergibt sich jedoch aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (Urteil des BAG vom 21.01.1993, 6 AZR 171/92), sodass bei berechtigtem Interesse bei Anfrage Zwischenzeugnisse erstellt werden müssen.

Berechtigtes Interesse liegt vor bei:

Arbeitszeugnis: der musterhafte Aufbau

Eine mustergültige Vorlage ist dieser Aufbau:

• Briefkopf
• Titel
• Datum
• Einleitung mit Personaldaten
• Beschreibung der Firma
• Beschreibung der Aufgaben
• Nur bei qualifizierten Zeugnissen: Beurteilung der Leistung
• Nur bei qualifizierten Zeugnissen: Beurteilung des Verhaltens
• End-Phrase mit Angabe, warum das Zeugnis ausgestellt wird
• Optional: Dank- und Bedauernsformel, mit Wünschen für die Zukunft

Briefkopf

Von Arbeitszeugnis Mustern wird häufig vergessen, dass Zeugnisse Urkunden und keine Briefe sind: Der offizielle Briefkopf der Firma – mit aktueller Anschrift und eventuell dem Logo – muss also benutzt werden, das Adressfeld allerdings leer bleiben. Und das auch dann, wenn das Zeugnis als Brief versandt wird.

Von Arbeitszeugnis Mustern wird häufig vergessen, dass Zeugnisse Urkunden und keine Briefe sind: Der offizielle Briefkopf der Firma muss also benutzt werden, mit aktueller Anschrift und Logo. Das Adressfeld bleibt aber immer leer, auch wenn das Zeugnis als Brief versandt wird.

Datum

Das Datum der Ausstellung und der Unterschrift sollten immer übereinstimmen sein. Bei allen Zeugnissen verwenden Sie den tatsächlichen Tag der Unterschrift als Datum, außer bei Abschlusszeugnissen. Bei nachträglichen Änderungen, etwa wegen Unstimmigkeiten der Benotung, sollten Sie das Datum nicht ändern.

Bei Abschlusszeugnissen sollte der letzte Tag der Anstellung benutzt werden. Dabei ist es egal, ob Sie es bereits früher erstellt und unterzeichnet haben, etwa weil der letzte Tag auf einen Sonn- oder Feiertag fällt. Sie sollten das Datum auch auf den letzten Anstellungstag ändern, wenn betriebsseitig Verzögerungen auftreten. Ausnahme: Wird das Zeugnis erst nach dem letzten Arbeitstag angefordert, ist der Richtwert wieder der Tag der Unterschrift.

Titel

Der Titel gibt nur an, ob es sich um ein Zwischen- oder Abschlusszeugnis handelt oder ob ein Ausbildungsverhältnis vorliegt. Es unterscheidet jedoch nicht zwischen einfachen oder qualifizierten Zeugnis.

Einleitung

In der Einleitung wird die beurteilte Person vorgestellt sowie das Eintrittsdatum in das Unternehmen genannt. Beachten Sie, dass Angaben zum Geburtsort oder -datum nur mit Zustimmung des Angestellten angegeben werden dürfen.

Firmenbeschreibung

Die Firma oder das Unternehmen sollte immer kurz beschrieben werden. Für kleinere oder größtenteils regional agierende Firmen ist das aber besonders wichtig: Zukünftige Chefs können sich so ein Bild machen von der Größe, dem Einsatzgebiet und dem Warenangebot Ihres Unternehmens.

Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung ist einer der wichtigsten Abschnitte eines jeden Zeugnisses, da sich hier die Erfahrung des Angestellten zeigt. Die Form ist dabei frei wählbar: eine Auflistung mit Spiegelstrichen oder eine Aufzählung im Fließtext sind aber der Regelfall. Ordnen Sie dabei immer von der wichtigsten bis zu kleineren Nebenaufgaben. Vermeiden Sie allerdings triviale Aufgaben, um keine negativen Hinweise für potentielle Arbeitgeber zu streuen.

Leistungs- und Verhaltensbeurteilung

Auch für die Beurteilung der Leistung hat sich eine übliche Reihenfolge etabliert:

• Einsatzbereitschaft
• Fachliche Fähigkeiten
• Arbeits- und Lernerfolge
• Arbeitsweise
• Optional: Beispiele für besondere Erfolge
• Nur bei leitenden Angestellten: Führungsstil
• Gesamtbeurteilung

Einige dieser Punkte können allgemein eingesetzt werden. Eigeninitiative ist vergleichsweise selten schlecht. Andere Eigenschaften sind dagegen an die Branche oder Berufsgruppe gebunden: der Unterschied zwischen Fachkönnen und Fachwissen ist im handwerklichen Bereich zum Teil noch sehr verbreitet, während Kontaktfreude nur bei Berufen mit Kundenkontakt eine herausragende Rolle spielt.

Die Beurteilung des sozialen Verhaltens hat dagegen nur vier Bestandteile:

• der interne Kontakt mit Kollegen und der Führungsebene
• die externe Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern
• allgemeine Sozialkompetenzen wie Diskretion und Loyalität
• die Gesamtbeurteilung des Verhaltens

Beendigungsformel

Die Endformel ist unterschiedlich für Zwischen- und Abschlusszeugnisse. Abschlusszeugnisse signalisieren durch die Art der Formulierung den Kündigungsgrund: “auf eigenen Wunsch” ist etwa eine Kündigung seitens des Angestellten. “Verlässt uns fristgemäß” bedeutet, dass ein befristeter Vertrag ausgelaufen ist und wird besonders häufig für Praktikanten und Auszubildende verwendet. Eine fristlose Kündigung kann aber nicht vermerkt werden, sondern nur, dass die Kündigung vom Arbeitgeber ausgesprochen wurde (“verlässt uns zum”). Erfahrene Personaler sehen jedoch am krummen, nicht fristgemäßen Datum, dass das Arbeitsverhältnis nicht einvernehmlich getrennt wurde.

Für Zwischenzeugnisse wird in der Regel direkt der Grund des Ausstellens angegeben, etwa zur internen Bewerbung oder “auf eigenen Wunsch ausgestellt“. Teilweise wird er sogar weggelassen.

Abschlussformeln

Die Abschlussformeln können als Signal für den nächsten Arbeitgeber eingesetzt werden, wie geschätzt der Angestellte im Betrieb war und ob Sie den Angestellten eventuell sogar wieder einstellen würden. Die Abschlussformeln bestehen aus Dank für geleistete Arbeit und Wünsche für die Zukunft. Bei Abschlusszeugnissen kann auch bedauert werden, dass man den Angestellten verliert.

Verbotene und vorgeschriebene Inhalte

Was darf nicht in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden?

Arbeitszeugnisse unterstehen dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG).

Grundsätzlich sind also alle Informationen wegzulassen, die sich nicht auf den Arbeitsplatz beziehen. Dazu gehören besonders die Weltanschauung, sexuelle Orientierung, allgemeine Lebensführung wie privater Alkoholkonsum oder der Gesundheitszustand. Auch den Grund für das Ausscheiden sollten Sie nicht nennen, etwa Elternzeit oder Eigenständigkeit, oder nur für Personaler relevante Angaben, wie das Gehalt.

Etwas näher am Arbeitsplatz, aber trotzdem tabu, ist die Mitgliedschaft im Betriebsrat oder einer Gewerkschaft, eventuelle Abmahnungen und Fehlzeiten wegen Krankheit oder Freistellung. Falls die Fehlzeiten allerdings mehr als die Hälfte der gesamten Arbeitsdauer ausmacht, dann sollten Sie sie erwähnen, um dem Leser die Reichweite der Beurteilung zu verdeutlichen.

Was muss im Arbeitszeugnis unbedingt erwähnt werden?

Im Sinne der Wahrheitspflicht müssen Sie Straftaten gegen Ihren Betrieb unbedingt aufzeigen, wie Diebstahl oder Unterschlagungen. In Ausnahmefällen kann auch der vorübergehende Verlust des Führerscheins erwähnt werden, wenn das wie bei Fernfahrern eine maßgebliche Grundlage der Arbeit ist. Außerdem sollten Sie alle strafrechtlichen Anzeigen während der Arbeitszeit in das Zeugnis aufnehmen, etwa Handgreiflichkeiten aufgrund von Drogen oder Alkohol.

Sie sollten bei allen strafrechtlich relevanten Punkten vorsichtig sein. Denn so unwahrscheinlich es ist, kann Sie der nächste Arbeitgeber wegen Haftungsansprüchen belangen, wenn Sie eine Unehrlichkeit nicht ausweisen. Eine Ausnahme kann gemacht werden, wenn derartige Vorfälle erst nach Zeugnisausstellung entdeckt werden. Etwa wenn eine Unterschlagung erst später auffällt. In diesem Fall haben Sie aber das Recht, Ihre Urkunde zu widerrufen und zu ändern.

Abseits von Vergehen sollten Sie aber auch unbedingt auf die Standards der Branche achten: jede Berufsgruppe und Position hat eine Reihe von Eigenschaften, die sie besonders auszeichnen. Nehmen wir das Beispiel von Boten oder Filialleitern, denen Geld, Konten oder Informationen anvertraut werden: Hier müssen Sie Ehrlichkeit und Diskretion zwingend erwähnen. Ähnlich sollte für Mitarbeiter im Außendienst der Kundenkontakt bewertet werden. Fehlen diese Angaben spricht man vom sogenannten ‘beredten Schweigen’. Das heißt, Sie erwähnen es nicht, damit Sie nicht sehr schlecht vom Mitarbeiter sprechen müssen. Geübte Personaler verstehen das als eine deutliche Warnung. Gleichzeitig verstoßen Sie aber gegen den Anspruch auf Vollständigkeit und Klarheit von Zeugnissen.

Zeugnissprache – Unzulässige Codes

Auch wenn Sie bereits durch Vorlagen von Arbeitszeugnissen ein Bild von gängigen Formulierungen haben: Die meisten Codes der Geheimsprache fallen nicht direkt ins Auge. Weiter oben wurde auf die verbotenen Inhalte hingewiesen, von denen viele Ihre eigenen Codes haben.

Darüber hinaus können jedoch auch andere arbeitsrelevante Eigenschaften kodiert werden, etwa Nörgler, schwieriger Mitarbeiter oder unbeliebt. Sie verstoßen aber auch gegen den Grundsatz der Klarheit. Gerade weil die Codes verboten und damit uneinheitlich sind, haben einige Formulierungen doppelte Bedeutung. Wenn Sie ihren Angestellten als unbeliebt beschreiben wollen, bescheinigen Sie vielleicht versehentlich häufigen Streit mit dem Vorgesetzten. Damit wäre nicht nur die Pflicht zur Klarheit, sondern auch zur Wahrheit verletzt.

Einige Beispiele für unzulässige Codes:

Wir lernten sie als umgänglichen Kollegen kennen.

• Die Kollegin war bei den anderen Mitarbeitern unbeliebt
• “Umgänglicher Mitarbeiter” wird häufig auch als Zeichen für einen insgesamt schwierigen Mitarbeiter gewertet.

Herr K. zeigte für die Arbeit Verständnis.

• …aber keine Ergebnisse. Der Mitarbeiter hat insgesamt kaum Leistungen erbracht.
• Alternative wäre eine Hervorhebung von Trivialitäten: “Frau K. war mit ihrer Pünktlichkeit stets ein Vorbild.”

Herr Muster hat durch seine Geselligkeit zum Betriebsklima beigetragen

• Hinweis auf den starken Konsum von Alkohol, außerhalb oder während der Arbeitszeit
• Eventuell auch Hinweis auf Alkoholsucht

Frau Muster hat ihre Interessen stets in Einklang mit der des Unternehmens gebracht

• Die Mitarbeiterin hat sich in irgendeiner Weise bereichert.

Frau K. stand Ihrem Team in allen Fragen kritisch und mit anspruchsvollem Rat zur Seite.

• Sie kritisierte ihr Team unnötig (nörgeln)

Mit den Kollegen konnte er sich häufig aktiv auseinandersetzen.

• Mit diesem Mitarbeiter kam es häufiger zu Handgreiflichkeiten.

Formulierungen und das Notensystem

Schreiben Sie eine Beurteilung ihrer Mitarbeiter, dann kommt schnell die Frage auf, wie eine Bewertung überhaupt formuliert wird. Hilfreich sind dabei Vorlagen für Formulierungen. Sie decken aber nur einen Teil des Problems ab, denn neben der Benotung sollten Sie auch auf die Länge des Zeugnisses und der Sätze achten. Prüfen Sie, ob auch die richtigen Schlüsselqualifikationen für Ihre Branche benotet wurden. Erst dann erhalten Sie ein Gesamtbild der Leistung. Denn bei der Zeugnissprache handelt es sich um eine Art Geheimsprache, die nicht gelesen sondern interpretiert wird.

Positive Formulierung

Aus der Schule bekannt, fallen einige Formulierungen sofort auf, etwa sehr gut oder ausreichend. Eine zu offensichtliche Wiederholung ist aber ein schlechter Stil und kann dem Angestellten nachteilig ausgelegt werden. Stattdessen hat sich ein System entwickelt, dass die positive Formulierung ‘gut’ als Basis verwendet. Dabei entspricht ‘gut’ jedoch dem Durchschnitt und damit der Note 3.

Beispiele für eine durchschnittliche Bewertung:

“Ihre Arbeitsweise war von guter Qualität.”

“Er führte anfallende Arbeiten systematisch aus.”

“Sie zeigte solides Fachwissen.”

Um die Note zu verbessern werden Steigerungen hinzugefügt, für die Note 2 zunächst eine zeitliche Angabe. Sie drücken damit aus, dass über eine bestimmte Zeit eine gleichbleibende Qualität der Arbeit gehalten wurde.

Beispiele für eine gute Bewertung:

“Ihre Arbeitsweise war stets von guter Qualität.”

“Er führte anfallende Arbeiten jederzeit systematisch aus.”

“Ihr solides Fachwissen trug häufig zum Erfolg des Projekts bei.”

Für die Höchstnote wird die positive Aussage selbst durch Superlative gesteigert:

Beispiele für eine sehr gute Bewertung:

“Ihre Arbeitsweise war stets von außerordentlicher Qualität.”

“Er führte anfallende Arbeiten jederzeit mit dem höchsten Maße von Systematik aus.”

“Ihr außerordentliches Fachwissen brachte Sie stets gewinnbringend in das Projekt ein.”

Negative Bewertung

Auch wenn Mitarbeiter nur unterdurchschnittliche Leistungen erbracht haben, sollten die Zeugnisse trotzdem positiv formuliert sein. Um dem nächsten Arbeitgeber zu warnen, können Sie einige der folgenden Techniken einsetzen.

Einschränken

Mit einigen Schlüsselbegriffen kann die positive Aussage eines Satzes eingeschränkt werden, sodass nur der Eindruck von ausreichenden oder mangelhaften Eigenschaften bestehen bleibt. Häufig werden dafür diese Worte verwendet:

Beispiele für schlechte Bewertungen:

• • Interesse, Enthusiasmus
  • “Er zeigte stets Interesse für seine Aufgaben.”
    • Eine hohe Motivation ist nicht gut, wenn keine weiteren lobenden Worte gefunden wurden. Was fehlt, sind die Ergebnisse.

• • In der Regel, im Großen und Ganzen, weitestgehend, zeigte auch
  • “Sie erfüllte ihre Aufgaben in der Regel zuverlässig.“ oder “Sie zeigte auch Initiative und Enthusiasmus.”
    • Hier wird die zeitliche Steigerung umgekehrt: es wird auf regelmäßige Fehler hingewiesen, da keine festen Zeiträume für die Leistungen gegeben werden.

• • bestrebt, bemüht, anstreben
  • “Er bemühte sich immer um eine systematische Arbeitsweise.”
    • Auch hier wird keine Angabe über das Ergebnis der Bemühung gemacht, sodass hier nichts Gutes zu ahnen ist.